為了做好我院黨政公文收發和檔案管理工作，使之規範化、制度化，根據學校要求，結合我院實際，特制定本辦法。

一、學院公文的主要種類

（一）決定：用于對重要事項、重大行動或重大事件做出的安排。

（二）決議：用于經會議讨論通過并要求貫徹的事項。

（三）通知：用于發布規章制度，轉發上級要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項。

（四）報告：用于向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議。

（五）請示：用于向上級機關請求指示、批準的事項。

（六）規定：用于特定範圍内的工作和事務，制定具有約束力的行為規範。

（七）合同：用于以學院名義對外簽定的、具有法律效力的各類契約。

（八）函：用于相互商洽工作，詢問和答複問題，請求批準和答複審批事項等。

同時還有通告、通報以及其它一些公文等，均應按有關規程行文。

二、行文發文程序

（一）經主管領導同意或根據領導安排、要求，對上級或對外行文。

（二）對上級、對外行文必須經主管領導審核簽批，方可打印、用印、發出。

三、收文處理程序

（一）學院辦公室由專人負責公文的登記、編号、分類。

（二）按文件内容分類處理：校黨發（吉大黨字）、校發文件（吉大校字），同時送書記、院長閱；黨委辦公室、組織部等黨務部門文件，送書記閱；校長辦公室、教務

處、科研處、研究生院、實驗室與設備管理處、後勤管理處等職能部門文件、通知等，分别送分管院長閱；學生工作處、團委等與學生管理相關的文件，送主管學生

工作副書記閱。

（三）按學院領導的意見，可将有關文件複印，并轉發相關人員，原件統一在辦公室存檔。

四、公文立擋

（一）立檔内容：

1．BV伟德国际官方网站建院以來的各類文件、資料。

2．合校以來的各類文件及資料。

3．其它需立檔的各類文件及資料。

（二）立檔分類：

1．學校黨字、校字文件；

2．學校領導的重要講話；

3．教學管理的重要文件；

4．科研管理的重要文件；

5．研究生管理的重要文件；

6．本科生管理的重要文件；

7．其他需要歸檔的文件。

五、其它要求

（一）歸檔文件要有保存價值，能完整、正确記錄學院的主要工作情況。

（二）公文運轉、處理要及時、迅速、準确，保管要有序，查找便捷。

（三）每年12月底完成全院各類文件、檔案整理、裝訂和編碼工作。

（四）借閱時按借閱規定執行。

2013年10月31日