各學院：

    學生校外居住管理工作是學生事務管理工作的一項重要工作，為進一步加強我校本專科學生校外居住的管理工作，細化各項辦理流程，明确辦理要求，嚴把“入口關”，現就相關工作要求通知如下，請仔細閱讀通知内容，并按要求遵照執行。

    一、校外居住申請條件

    1.出國留學4個月以上的

    2.外地實習滿1個學期的

    3.校際交流滿1個學期的

    4.經醫院診斷，有特殊疾病不适合集體居住的

    5.家庭居住在長春市區回家居住的

    二、申請條件說明

    1.出國留學4個月以上的，應為教學計劃内要求或公派留學，學生個人意願出國的應辦理學籍變動相關手續，學生申請時請附學院或相關部門證明文件，否則不予辦理。

    2.外地實習滿1學期的，應為教學計劃内要求，學生申請時需提供實習單位接收函及學院證明文件，二者缺一不予辦理；原則上畢業年級學生因此條件申請的不予辦理（學院列入教學計劃的外地實習除外）。

    3.校際交流辦理校外居住的，具體名單以教務處公布為準，其餘不予辦理。

    4.因特殊疾病不适合集體居住申請校外居住的，需提供醫院診斷證明及學院證明文件，二者缺一不予辦理。

    5.長春本市戶口申請校外居住的，需提供戶口本複印件，戶口本地址為長春市外的不予辦理。

    三、申請時間說明

    1.校外居住時間隻能以學期為單位申請，起始月份隻能為每年的3月或9月，截止月份隻能為每年的2月或8月。例如：“2014年3月至2015年2月”。SAIS系統内登記時間要求具體到日，起始日期請選擇3月1日或9月1日，結束日期請選擇2月28日或8月31日。

    2.申請時間根據實際申請條件及具體情況确定，以相關部門出具的證明文件為依據，範圍為1學期至學制期内。

    3.校外居住時間到期後因故延期的，需重新辦理相關手續。

    四、校外居住辦理時間

    1.網上SAIS系統申報開放時間：12月-3月初；6月-9月初。

    2.學工部現場确認辦理時間：每年寒暑假放假前兩周和新學期開學後兩周（工作日）。

    3.請自行查看學校發布的教學日曆，逾期不予辦理。

    4.屆時相關業務自動開始辦理，學校不再另行通知。

    5.近期現場确認辦理時間為：

    2013年12月30日---2014年1月10日；

    2014年3月3日---3月14日。

    五、申請相關要求及注意事項

    1.在校外居住的學生，學校不再為其保留床位。

    2.學生在校外居住時間按學期計算，校外居住期間學校免收住宿費。

    3.辦理校外居住手續後，需将個人物品搬離寝室并上交寝室鑰匙，按時離開寝室，在辦完手續兩周後因宿舍清掃、維修或寝室另作為他用等原因造成的個人财産損失，學校概不負責。

    4.辦理校外居住後嚴禁繼續在寝室内居住，對于辦理校外居住手續後通過不正當方式繼續在寝室居住的，除需補繳寝室費用外将根據具體情節給予紀律處分。

    5.學生校外居住期間應根據輔導員老師要求定期彙報個人近期情況，以便輔導員老師及時掌握校外居住學生的動态信息并做好相關記錄存檔工作。

    6.校外居住地址在校外居住期内發生變更的，學生應及時通知輔導員老師，并由輔導員老師登陸SAIS系統對居住地址進行變更登記。

    7.在校外居住學生應自覺遵守法律法規及校規校紀，按要求參加學校組織的各項活動；不得無故曠課，如有事須向任課老師及輔導員老師請假。

    8.學生在校外居住期間，如因往返于住所與學校途中或在校外住所内及自行活動時發生意外事故的，責任由學生本人自負。

    9.校外居住期間學生如有違法犯罪行為，由居住地派出所負責處理，并按照學校規定給予相應紀律處分。

    10.學生校外居住時間到期後，學校将自動恢複寝室繳費。同時學生本人應按照要求及時到學工部學生公寓管理與服務中心辦理回寝手續并服從管理部門的床位安排，逾期未辦理的視為擅自在校外居住，由學工部通報至相關學院督促其辦理相關手續并回校居住，對于督促回校後仍不回校居住的将給予紀律處分。

    六、申請校外居住流程

    1.校外居住申請需由學生本人登陸SAIS系統（sais.jlu.edu.cn），完善個人信息資料，确認系統内個人信息真實完整，（包括個人聯系方式、家庭成員信息及聯系方式，居住公寓詳細地址等），否則無法進行下一步申請。

    2.點擊“校外居住”,填寫相關信息。包括選擇申請理由，填寫申請校外居住時間、校外居住處詳細地址、與校外居住戶主關系（如租房請填寫“租賃”，如為親屬關系請填寫親屬屬性名稱）、戶主姓名及聯系手機等信息。

    3.點擊申請表和協議書鍊接，下載《吉林大學本（專）科學生校外居住申請表》及《吉林大學本（專）科學生校外居住協議書》，各一式一份，詳細填寫相關信息。

    4.學生本人在申請表及協議書上确認簽字，并通過郵寄、假期回家時攜帶等不同方式轉交至學生家長，學生家長需在申請表及協議書上簽署意見。

    5.按照申請條件說明準備相關證明文件。

    6.學生本人持簽署好家長意見的申請表、協議書及相關證明文件到所在學院學生工作辦公室審核，各學院在此環節需嚴格審核學生申請資格。

    7.輔導員電話确認家長簽署意見的真實性和有效性。

    8.輔導員審核通過後，請主管學生工作副書記在“申請表”及“協議書”上按要求簽署意見并加蓋學工辦公章，同時在SAIS系統内提交審核。

    9.學生本人持簽署好學院意見的“申請表”到所在學生公寓登記備案。

    10.學生本人持“申請表”、“協議書”及相關證明文件在現場确認辦理時間内到學生工作部複核，學工部将對學生及學院上報的相關材料進行複核，複核通過的學生将在SAIS系統内予以登記，學生狀态标記為“校外居住”。

    11.請根據學校教學日曆提前确定每學期“校外居住辦理時間”，以便在辦理日期内能夠及時提供完整材料。材料不完整的，不予辦理。

    12.對于校外居住地址在校外居住期内發生變更的學生，輔導員老師在接到學生通知後應及時登陸SAIS系統對居住地址進行登記備案。

    七、到期後申請回寝居住流程

    1.校外居住到期後，學生本人到學工部學生公寓管理與服務中心辦理回寝手續，重新分配床位後，持入住手續到學生事務管理辦公室登記備案，SAIS系統内标注為“到期返校”。

    2.申請回寝居住的辦理時間與“校外居住辦理時間”相同。

    3.校外居住時間到期後，系統内自動标記為“到期未返”狀态。請及時辦理回寝居住手續。逾期未辦理回寝居住手續的，将通報至所在學院督促回校。

    4.學院督促回校仍未回校的，給予紀律處分。

    5.校外居住時間截止至畢業日期的，到期時系統自動标注為“到期畢業”狀态。

    八、工作要求

    1.請特别注意：從近期校外居住辦理日期開始，所有已辦理校外居住手續的學生及拟申請校外居住學生均需按照本通知要求辦理校外居住審批手續，以前辦理的校外居住手續同時廢止。請學院提前通知已辦理校外居住手續的學生重新辦理相關手續。

    2.請各學院深入學生寝室，進行一次全面的篩查工作。對于擅自在校外居住的，要限期回校居住，限期内仍未回校的要給予相應的紀律處分。

    3.各學院學工辦要認真審核申請學生的資格，嚴把“入口關”，對于不符合申請條件的學生一律不予辦理。輔導員老師要通過電話聯系到學生父母本人，确認是否同意學生申請校外居住，要确保學生本人及家長簽字真實有效。

    4.學院應要求校外居住學生定期向輔導員老師彙報個人近期情況，輔導員老師應主動掌握校外居住學生的動态信息并做好相關記錄存檔工作，不能“放任外流”。

    5.每學期開學校外居住辦理時間截止後，學校将依據SAIS系統内校外居住學生信息整理導出數據庫，報學校财務處。此數據庫為學生住宿費收繳的重要依據。

    6.“學生校外居住申請”是一項嚴肅且講求程序的工作，以“防患于未然”為工作原則，請各學院給予高度重視，完成好各環節工作。

    7.請各學院輔導員老師仔細閱讀通知内容，掌握相關業務辦理流程，做好學生的解釋說明工作，認真做好此項工作。

    8.農學部相關工作由農學部學生處負責，可參照執行。 

    學校辦理地址：中心校區田家炳B座201室學生工作部學生事務管理辦公室

    聯系人：盛磊

    聯系電話：85168010

                                                                      學生工作部

                                                                  2013年12月23日

轉發範圍：本專科各學院

2013年12月24日